Come organizzare un evento olistico di successo

Sei un operatore olistico e stai cercando di organizzare un evento olistico? Con questo articolo, abbiamo pensato di scrivere una guida affinché il tuo prossimo evento, corso, workshop o seminario olistico possa essere un grande successo.

Se sei alle prime armi o hai già organizzato diversi eventi olistici di benessere, credo che sia utile qualche consiglio pratico, errori da evitare nell’organizzare il tuo evento e una check-list per non dimenticarti di nulla.

IL Borgo Zen supporta i suoi clienti nell’organizzazione degli eventi olistici da oltre 10 anni. Abbiamo acquisito una solida esperienza per renderli unici, emozionanti e soddisfare al meglio i nostri ospiti. Grazie al nostro solido know how, ti aiuteremo a pianificare e coordinare l’evento, affinché tu possa raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato.

L’organizzazione di un evento olistico di successo si basa infatti su esperienza, professionalità, attenzione ai dettagli e passione per questo lavoro. Inoltre una buona pianificazione dell’evento ti permette di risolvere con semplicità eventuali imprevisti, che potresti riscontrare lungo il cammino e ti conferisce professionalità e serietà, nei confronti dei tuoi ospiti.

Organizza un evento olistico perfetto: check-list di controllo

Per organizzare un evento benessere a regola d’arte è necessario seguire alcuni punti fondamentali, che riassumiamo qui di seguito.

1.Definisci il tuo budget

Prima di tutto devi valutare l’investimento iniziale, che sarà utile per avere un’idea dei servizi che potrai offrire e servirà anche per definire la quota di partecipazione. Potresti considerare anche di coinvolgere eventuali sponsor o stringere collaborazioni in linea con l’argomento trattato. Questo ti consentirà di incrementare la possibilità di spesa e garantire il massimo servizio.

Nella valutazione del budget, prevedi anche una quota per pubblicizzare il tuo evento e trovare nuovi iscritti. Infine, definisci un minimo di partecipanti al corso, necessario per recuperare l’investimento iniziale. Il numero di partecipanti è un elemento da considerare anche nella fase di selezione della location, che deve essere in grado di ospitare il tuo gruppo.

2. Stabilisci il programma del corso

É importante in questa fase preliminare definire gli obiettivi, lo scopo del tuo evento, il contenuto e le attività. Qual è il motivo per cui le persone dovrebbero partecipare al tuo corso imperdibile e utile per loro? Devi trovare il tuo valore aggiunto e distinguerti dall’enorme quantità di corsi offerti sul mercato.

Nel pianificare il lavoro, puoi pensare di prevedere alcune attività fisse e obbligatorie, perché parte integrante del programma formativo, mentre altre attività libere. Lasciare agli ospiti la possibilità di organizzarsi liberamente parte delle giornate di formazione, può incentivare l’iscrizione. É importante che abbiamo anche un margine di manovra e del tempo a disposizione, per fare ciò che a loro interessa, per vivere a pieno questa esperienza.

La scelta della location incide in modo considerevole su questo punto. Infatti, puoi sfruttare tutto ciò che il centro olistico ha da offrire. Nel caso de IL Borgo Zen, gli ospiti possono rilassarsi nell’area relax, fare lunghe e silenziose passeggiate immerse nel verde Parco Zen o trekking in Val Taleggio, meditare sulla casa sull’albero e persino prenotare un trattamento rigenerante con la Culla Alpha. Le possibilità sono molteplici.

Non dimenticarti inoltre, di prevedere anche momenti di pausa, tea-break, pranzi e situazioni per fare networking, come una cena di gala finale, che ti aiuterà a ringraziare tutte le persone coinvolte, che hanno reso unico e indimenticabile l’evento. A tal proposito, l’aspetto della ristorazione non è da sottovalutare. La buona riuscita di un evento dipende molto anche dalla cucina. Nel caso de IL Borgo Zen puoi gustare i piatti e proposte di un ristorante vegetariano e vegano, in linea con la filosofia del centro olistico. Vengono utilizzati solo prodotti biologici di stagione, a km 0, di propria produzione o di produttori locali, a filiera ultra corta.

4. Individua il tuo pubblico target

Non tutti sono interessati al benessere, per questo motivo è importante che tu riesca a coinvolgere le giuste persone, appassionate alle tematiche del corso (meditazione, yoga, ayurveda, arti marziali, discipline orientali).

Devi conoscere a fondo il tuo pubblico, per soddisfare al meglio i loro desideri e bisogni e realizzare un evento su misura, non solo in termini di contenuti ma anche di aspettative sui servizi collaterali. La conoscenza del pubblico è inoltre un tema fondamentale per coinvolgere gli utenti in modo unico e memorabile. Un consiglio che è importante anche per imparare a parlare in pubblico senza ansia o paura. Ma di questo ne parliamo approfonditamente in un altro articolo.

5. Scegli la sede ideale e il momento più opportuno per organizzare l’evento

La scelta della giusta location gioca un ruolo fondamentale e fa sicuramente la differenza. Una visita preventiva agli spazi del centro olistico è un buon punto di partenza per evitare brutte sorprese e pianificare ogni dettaglio.

La sede deve avere le seguenti caratteristiche:

1. una location che sposi la tua stessa filosofia e ne condivida i valori. Ti sarà molto utile perché parlerete la stessa lingua e sarà in grado di rispondere a tutte le domande, informazioni e necessità specifiche dei tuoi ospiti.
2. Una location rilassante e magari immersa nella natura, che favorisca il benessere psico-fisico.
3. Un centro che offra un’atmosfera naturale e riposante, per rendere gli ospiti a loro agio.
4. Una sede che sia dotata di tutte le attrezzature tecniche di cui hai bisogno e gli spazi meeting adeguati al numero di partecipanti previsto.
5. Se il corso dura più giorni, è necessario che abbia delle camere accoglienti per alloggiare gli ospiti, dotate di tutti i comfort. Un’opzione da valutare anche nel caso il seminario duri una sola giornata. Questo ti consentirà di dare la possibilità ai papabili corsisti di raggiungere comodamente la location e magari organizzare un intero week-end di meditazione rilassante.

Anche la scelta della data del tuo evento non va trascurata. É importante scegliere il momento più opportuno, evitando eventi in città in parallelo che rendano difficile raggiungere la location o trovare disponibilità, o eventi concorrenti di rilievo nella stessa zona.

6. Logistica dell’evento olistico

In base alle attività previste, al contenuto del corso e alle persone che prevedi possano partecipare, valuta bene gli spazi polifunzionali di cui hai bisogno. Per questo ti puoi far consigliare dalla struttura stessa, che avrà una persona dedicata agli eventi, professionale e in grado di supportarti nell’organizzazione.

Individua anche le attrezzature necessarie per lo svolgimento del corso: devi verificare che siano presenti gli strumenti fondamentali per lo svolgimento dell’attività. A seconda dell’evento gli attrezzi possono variare. In ogni caso, ti consigliamo una location che abbia già tutto l’occorrente in loco.

7. Definisci i servizi supplementari

Se desideri che il tuo evento olistico sia perfetto, devi aiutare le persone a sentirsi a loro agio e iniziare così il loro viaggio interiore alla ricerca del benessere psico-fisico. Alcuni servizi aggiuntivi favoriscono questo processo e agevolano il soggiorno in struttura.

IL Borgo Zen, ad esempio, ama coccolare i suoi ospiti con una cucina salutare, offrendo loro spazi per il relax, acqua pura e sana depurata e gratuita, attività a contatto con la natura e se necessario, perché no, anche il wi-fi gratis.

Prevedi in loco anche la presenza di un fotografo o un video maker che documenti l’evento. Gli scatti più belli potranno essere postati sui tuoi canali social, un modo per far conoscere ai potenziali futuri ospiti come organizzi gli eventi e cosa si possono aspettare. Mi raccomando, chiedi prima le dovute autorizzazioni, per garantire la privacy di tutti gli ospiti partecipanti.

Per avere tutto sotto controllo ti suggeriamo di creare una check-list, ovvero una lista di voci da controllare, così da non dimenticare nessun dettaglio. La check-list è un valido alleato in fase di organizzazione di un evento. Qui sotto, puoi trovare un esempio scaricabile, da implementare in base alle tue specifiche necessità.

Promuovere e pubblicizzare l’evento per aumentare gli iscritti

Ora che tutto è stato programmato e definito devi pubblicizzare l’evento e promuoverlo nei confronti del tuo pubblico target, individuato in fase di pianificazione. La buona riuscita del tuo evento dipende anche molto da come lo promuovi.

Non puoi rischiare di annullare o rimandare l’iniziativa, dopo tutto il lavoro iniziale fatto, solo perché non hai raggiunto il numero minimo di partecipanti. Sarebbe una perdita di tempo, energie e soprattutto risorse, che sono fondamentali in qualsiasi momento.

La comunicazione è un passaggio fondamentale da non trascurare. Un’accurata strategia di comunicazione è la scelta opportuna per promuovere al meglio il tuo evento.

In base al target, budget e obiettivi, che hai definito in fase di programmazione, puoi scegliere il canale giusto e investire del budget in pubblicità. È importante ottenere visibilità, far conoscere il programma e aumentare l’autorevolezza dell’evento.

Puoi pensare di sfruttare sia i social network e le community, che internet, in particolare il motore di ricerca di Google tramite sponsorizzate e comunicati stampa o articoli su riviste online di settore. A tal proposito è bene realizzare una landing page, ovvero una pagina specifica dedicata all’evento, che comunichi tutti i dettagli e le modalità di iscrizione.

Puoi anche sfruttare la newsletter o il direct email nei confronti del tuo database clienti. Sempre in base alla tipologia di evento, puoi persino arruolare influencer che parlino del tuo evento sui loro canali social. Per gestire invece gli inviti e i partecipanti puoi usare le piattaforme di ticketing on line. Un esempio è Eventbrite, ma ne esistono diversi.

L’importante è scegliere il canale giusto in base al target di riferimento e un’unica modalità di prenotazione per non creare confusione. Una volta raggiunto il numero di partecipanti previsto, presta attenzione a comunicare loro tutte le informazioni utili per partecipare al corso: location, giorni, orari, contenuto formativo, docenti, modalità di pagamento, contatti. Richiedi anche informazioni aggiuntive, come eventuali intolleranze o allergie, richieste specifiche per l’alloggio, orari di arrivo o necessità di transfer.

Fondamentale è anche la gestione live dei canali social, che segue di passo passo tutta l’organizzazione dell’evento: prima, durante e dopo il corso. Creare contenuti di interesse per il potenziale pubblico, serve per creare attesa e curiosità in fase preliminare, far vivere l’esperienza durante lo svolgimento e tenere vivo l’evento anche quando è terminato.

In realtà, la fine del corso non determina la fine delle attività, anzi inizia la fase di follow-up. É bene infatti ringraziare gli ospiti per la partecipazione, sia in loco che dopo che l’evento è trascorso. Ai clienti fa piacere ricevere una mail personalizzata di ringraziamenti per aver preso parte al tuo corso. Inoltre puoi inviare un questionario di gradimento che richieda una valutazione sull’evento per raccogliere i feedback dei partecipanti, per te fondamentali per futuri eventi.

Puoi infine inviare loro del materiale gratuito, raccogliere video e foto della giornata affinché lo possano condividere e tenere come ricordo, tenendo vivo l’interesse nei tuoi confronti, e magari anticipare già le date del prossimo corso o solo delle anticipazioni sulle future attività in modo da incuriosirli.

Insomma le attività da fare sono tante. Se non sai come affrontare tutto questo, lasciati aiutare e affidati a noi. Sapremo come supportarti e consigliarti al meglio.

Cosa può fare IL Borgo Zen per te?

Come abbiamo visto la scelta della location deve essere oculata e deve rispondere alle tue specifiche necessità.

IL Borgo Zen, immerso nella natura incontaminata e selvaggia della Valle Taleggio, è un centro olistico che offre spazi polifunzionali, 35 camere per un soggiorno indimenticabile, servizi e attività extra dove poter svolgere al meglio eventi olistici, corsi, seminari, workshop o discipline olistiche, finalizzate al raggiungimento del benessere psico-fisico. L’atmosfera unica e magica di questa location renderà indimenticabile il tuo evento.

Accettiamo gruppi di minimo 12 persone fino ad un massimo di 40. Le sale di lavoro possono essere attrezzate con tutto il necessario per svolgere l’attività olistica di gruppo. Gli spazi dispongono di schermo e proiettore, microfoni ed amplificazione, connessione wi-fi gratuita e veloce, illuminazione a led, riscaldamento.

• La struttura è inoltre dotata di ampio parcheggio gratuito e rimessaggio biciclette e mountain bike.
• Offriamo servizio navetta da e per l’aeroporto (su richiesta).
• Accesso gratuito all’area relax con sauna ed idromassaggio.
• Possibilità di prenotare un trattamento rigenerante sulla Culla Alpha.
• Il centro olistico, grazie ad una ristorazione interna vegana e vegetariana, offre inoltre un’alimentazione sana e mirata al tema del corso, contribuendo a favorire il successo del tuo evento. Puoi scegliere tra un trattamento in mezza pensione o pensione completa. Una cucina varia, curata e creativa soddisferà il palato dei clienti più esigenti.
• Infine, uno staff di persone un po’ speciali che credono e desiderano profondamente poter contribuire al benessere generale di questa micro-realtà e non solo saranno a tua completa disposizione per ogni tipo di richiesta e assistenza prima, durante e dopo l’evento.

I nostri consigli e soprattutto la nostra location ti permetterà di organizzare un evento di reale successo! Come hai potuto constatare, il tempo e l’investimento da dedicare all’organizzazione di un evento olistico sono notevoli, soprattutto per garantirti che il tutto venga gestito con successo. Per questo motivo valuta la possibilità di farti seguire da un esperto. In questo modo avrai l’assoluta certezza della buona riuscita del tuo corso, convegno o workshop. Chiedici subito un preventivo gratuito e senza impegno per verificare la disponibilità dei nostri spazi!

Veronica Scarico

Sono Veronica, digital marketing addicted e copywriter per professione. Scrivo testi che emozionano con anima SEO. Sono un’appassionata da sempre del web e delle tecnologie digitali. Mi definisco una persona curiosa intraprendente, determinata, e flessibile.

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